Wij leven en werken in een dynamische samenleving, waarin ontwikkelingen elkaar in snel tempo opvolgen. Dat gaat gepaard met nieuwe of andere eisen, die aan het werk van onze gemeente en aan onze medewerkers worden gesteld. Daarom blijft onze organisatie ook in 2019 in beweging en blijft zich ontwikkelen.
Het wordt bijvoorbeeld langzaamaan duidelijk hoe het invoeren van de Omgevingswet uitwerkt in onze organisatie en hoe dat aansluit bij het onderwerp Burgerparticipatie. Er komt een programmaplan voor ‘Dienstverlening en Informatisering in de Toekomst’, waarbij de kaders van onze gewenste dienstverlening worden opgehaald bij de raad in het najaar van 2018. Op ICT- gebied spelen diverse ontwikkelingen, waarbij onder andere het gegevensbeheer wordt gecentraliseerd en de ondersteuning op het digitaal werken en archief verder wordt verbeterd.
Dit alles vraagt het nodige van de onze medewerkers. En alles naast “het gewone werk”, dat ook doorgaat.
In de ontwikkeling van onze organisatie wordt steeds duidelijker dat aan een aantal randvoorwaarden moet worden voldaan, voordat wij goed in staat zijn om de gewenste dienstverlening aan onze inwoners te leveren. De ‘basis moet op orde zijn’.
Die randvoorwaarden vatten wij samen in de volgende vijf pijlers:
1. formatie (kwantitatief) afgestemd op de taken die we hebben
2. budgetten passend bij de taken en het gewenste uitvoeringsniveau
3. onze systemen en werkprocessen op orde
4. professionele medewerkers die hun vak verstaan en gedijen in een bestuurlijke omgeving
5. integraal werken, waarbij afwegingen in samenhang worden gemaakt en medewerkers zich realiseren, welke invloed hun acties hebben op het werk van de collega’s en vice versa.
Wanneer deze pijlers op orde zijn kunnen wij voldoen aan het beeld van de ‘betrouwbare overheid’, waarbij de basisdienstverlening aan onze inwoners gegarandeerd is. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de geleverde producten is op het gewenste niveau en de beschikbaarheid en bereikbaarheid van onze medewerkers voldoet aan de wensen van de klant en aan onze eigen servicenormen.
Dat alles vormt vervolgens het fundament, dat nodig is om op een hoger dienstverleningsniveau, namelijk het niveau van ‘partnerschap en goed advies’, de verbinding met onze inwoners te kunnen maken.
Om dit fundament te realiseren is op diverse terreinen actie nodig. Een aantal daarvan is opgenomen in de ‘doelenboom’ voor de interne organisatieontwikkeling, bij het thema “onze toekomst”.
Wat betreft de pijlers 1, 2 en 3: Ons college heeft een voorstel in voorbereiding om:
a) formatie voor nieuwe taken beschikbaar te stellen
b) om de formatie beter te laten passen bij het werk dat op de gemeente afkomt
c) om (onze medewerkers in) de organisatie de gelegenheid te stellen de organisatie te
ontwikkelen in de gewenste richting, waarbij Betrouwbare Overheid het essentiële
fundament op de pijlers is.
Betrouwbare overheid
Hierboven onder ‘Verbindend Perspectief’ heeft u kunnen lezen, hoe wij onze rol in de samenleving zien, en wat daarbij onze eerste prioriteit is: het zijn van een betrouwbare overheid. Wij beseffen dat wij deze wenselijke situatie nog niet bereikt hebben. In veel gevallen halen wij onze servicenormen wel, maar te vaak ook niet. Met enige regelmaat confronteren inwoners ons met brieven die wij niet tijdig hebben beantwoord,
terugbelverzoeken die wij niet goed hebben opgevolgd, of meldingen openbare ruimte die we niet correct of tijdig hebben afgehandeld.
Dit is en blijft een voortdurend punt van aandacht in de dialoog met èn binnen de organisatie. Daarnaast blijft de noodzaak om vraagstukken die de organisatie binnenkomen integraal op te pakken een voortdurend aandachtspunt. Dit ondanks de invoering van programmatisch en projectmatig werken voor de grote opdrachten. Dat heeft de laatste jaren (vanaf 2014) al veel verbetering gebracht. Maar we zijn er nog niet, met name als het gaat om de afstemming voor kleinere opdrachten of vraagstukken. Dat krijgt in de komende periode een stevig accent.
Deels hangen deze onvolkomenheden in ons presteren samen met ingesleten werkwijzen en patronen: daarom werken we er hard aan, om onze medewerkers te doordringen van de noodzaak om eerst en vooral een betrouwbare overheid te zijn – en ieders eigen verantwoordelijkheid daarin.
Daarnaast is er echter op diverse werkterreinen ook sprake van te weinig capaciteit voor het werkaanbod dat er is. De werkdruk is en blijft hoog en neemt nog verder toe in de komende jaren, gelet op alles wat er op de gemeente en dus de organisatie afkomt.
Hieronder geven wij een globaal beeld van de achterliggende oorzaken.
· We hebben de bezuinigingen in de jaren 2009 – 2015 kunnen realiseren op het
“golfdal” van de crisis: afnemende werkzaamheden op allerlei terreinen, zoals
vergunningen, juridische procedures e.d. maakten het mogelijk om formatie in te
leveren, zonder dat dit grote gevolgen had.
·Bureau Berenschot gaf in 2016 al aan dat onze formatie voor de toenmalige taken op
een aantal plaatsen lager lag dan in de referentiegroep.
· Het werk neemt weer (fors) toe nu de crisis voorbij is en de economie aantrekt.
· Nieuwe medewerkers hebben achterstanden aan het licht gebracht, die daarvoor niet
goed in beeld waren. Het beter en nu goed op de rails zetten èn houden van deze
werksoorten vraagt om extra capaciteit, die deels incidenteel is voor het inhalen van
achterstanden, maar ook een structureel karakter heeft, willen we het werk goed
kunnen blijven uitvoeren.
· We krijgen er nieuwe taken bij, zoals de Basisregistratie Grootschalige Topografie
(BGT), de Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG) en andere
informatieveiligheidsregelgeving, de taak van het onderbrengen en begeleiden van
medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt.
· Incidenteel zijn frictiekosten voor het vervangen van sleutelfunctionarissen op
kritische functies, zoals financiën, belastingen. Hiervoor gebruiken we ook het door de
raad beschikbaar gestelde budget voor het generatiepact aan.
· Incidenteel zijn ook de kosten die we maken om de (mensen in de) organisatie de
ruimte te geven om bij te dragen aan de ontwikkeling van onze organisatie, richting
het gewenste beeld, dat we bereikt willen hebben in uiterlijk 2023.
Veranderende rol in de samenleving
· De behoefte aan contacten met inwoners aan de voorkant van (ontwerp- en
planvormings-) processen neemt toe; ook onze gemeenteraad heeft aangegeven een
ontwikkeling in deze richting in te willen zetten. Dit vraagt - zeker in eerste instantie -
om meer inzet dan vroeger.
· Een aanname uit het verleden dat met inzet op participatie aan de voorkant, inzet in
het vervolgproces kan worden bespaard, blijkt maar beperkt op te gaan.
· In het verlengde daarvan neemt de behoefte aan gerichte, doordachte communicatie
van gemeentebestuur met zijn inwoners toe.
· In het kader van de ontwikkeling van de organisatie is er ook behoefte aan goed
opgezette interne communicatie.
· De behoefte aan juridische ondersteuning (breder dan alleen procedures) neemt
eveneens toe.
Beleidsintensivering
· Daarnaast hebben wij voor een structureel bedrag aan voorstellen opgenomen op de
DPL voor een nadere afweging van intensivering op bestuurlijke prioriteiten:
Economische zaken / Cittaslow, toezicht, combicoaches, communicatie zijn daar
voorbeelden van.
· De hiervoor benodigde capaciteit kunnen we niet putten uit de bestaande pool van medewerkers, vanwege de specialistische kennis die vaak nodig is. Ook kunnen we niet
schuiven met de beschikbare capaciteit, omdat dat heel snel “gaten met gaten vullen”
wordt.
· De extra inzet op (het wegwerken van achterstanden bij) wegenonderhoud en groen
vindt u niet op de DPL. Wij hebben er voor gekozen om een beperkt deel van de door
uw raad beschikbaar gestelde middelen in te zetten voor voorbereiding en
directievoering.